URGENSI TRAINING NEED ANALYSIS

Memilih pelatihan atau training yang tepat untuk perusahaan dan setiap anggotanya adalah sebuah tantangan. Anda harus memastikan bahwa setiap anggota tim mendapatkan manfaat yang optimal dari training tersebut.

Satu cara dalam menentukan pilihan training yang tepat untuk sebuah organisasi adalah dengan menerapkan training needs analysis. Berikut adalah poin-poin training needs analysis yang harus dilakukan dan bagaimana cara menerapkan training pilihan tersebut agar bermanfaat bagi organisasi.

Apa itu Training needs analysis?

Training needs analysis adalah sebuah proses dalam bisnis yang dilakukan untuk memahami semua training yang harus dilaksanakan dalam kurun waktu tertentu agar tim dapat bekerja seefektif mungkin dengan progres dan pertumbuhan kinerja yang optimal.

Ada tiga tahapan penting yang dapat diterapkan dalam training needs analysis untuk memastikan bahwa perusahaan Anda menjalani training yang tepat:

1. Pengambilan keputusan menurut kebutuhan skillTahapan pertama adalah memutuskan menurut skill-skill tertentu yang Anda butuhkan untuk anggota tim agar bekerja lebih tepat sasaran. Dengan kata lain memahami peran setiap pekerjaan dalam perusahaan secara terpisah dan mempertimbangkan berbagai hal seperti perbedaan di tiap departemen atau tingkat kesenioran yang memengaruhinya juga.
2. Mengevaluasi skill karyawan
   Tahap kedua adalah memerhatikan setiap anggota tim dan mengevaluasi tingkatan skill terbarunya sesuai dengan kebutuhan yang dijadikan acuan pada tahapan pertama. Tahapan ini menunjukkan siapa yang memenuhi harapan, dan siapa yang harus mengikuti training lebih banyak untuk mencapai tingkatan level yang dibutuhkan.
3. Memperhatikan kesenjangan skillDengan mengetahui lebih lanjut tentang tim Anda beserta tingkatan skillnya, Anda akan lebih mudah untuk melihat jika ada kesenjangan antara satu anggota dengan yang lainnya. Ketika Anda sudah mengetahui kesenjangan yang terjadi, Anda membutuhkan sebuah training untuk menutup kesenjangan tersebut dan memastikan tim anda pada tingkatan skill yang Anda harapkan.

Manfaat training needs analysis

1. Mengidentifikasi kesenjangan pengetahuan sebelum menjadi masalah
   Manfaat besar melaksanakan training needs analysis adalah membantu mengidentifikasi kesenjangan pengetahuan pada setiap karyawan sebelum hal tersebut menjadi persoalan. Lebih baik menyoroti potensi masalah dan menanganinya segera, dari pada baru menjadi kesenjangan ketika sebuah persoalan mencuat karenanya.Training needs analysis lebih menekankan pada pendekatan proaktif dari pada menunggu suatu kekeliruan terjadi di luar kesadaran akan munculnya masalah tersebut.
2. Membantu merencakanan training sepanjang tahun
   Manfaat besar lain dari training needs analysis adalah memudahkan dalam merencanakan training di tahun yang akan datang. Begitu Anda mengeidentifikasi kesenjangan skill yang terjadi di sebuah bisnis, disertai adanya anggota tim yang membutuhkan training tambahan di bidang tertentu, maka akan terasa mudah untuk mempersiapkan sebuah training untuk menutupi masalah tersebut secara bersamaan.Dari pada menerka-nerka tipe training yang paling berguna untuk organisasi Anda, atau siapa yang akan mengisi training terebut, training needs analysis adalah hal yang lebih baik untuk dilakukan untuk memudahkan perencanaan. Anda akan lebih percaya diri karena tipe training yang dipilih akan berdampak langsung pada bisnis Anda.
3. Menyoroti training yang belum dipertimbangkan
   Kesulitan akan terjadi bila menyusun rencana dan jadwal training untuk organisasi yang besar tanpa melengkapi terlebih dahulu sejumlah riset tertentu yang melatar belakangi. Anda bisa saja berpikir bahwa Anda mengetahui tipe training yang harusnya diikuti oleh karyawan. Namun, training needs analysis akan membantu mengamati keseluruhan bidang training yang dibutuhkan tim, yang tak pernah dipertimbangkan sebelumnya.Itulah alasan mengapa training needs analysis sangat berguna karena membantu menyoroti kebutuhan training yang belum masuk pertimbangan sebelumnya dan menunjukkan bahwa Anda harus mulai menawarkan training dari bidang yang berbeda agar anggota tim Anda dapat menampilkan kinerna terbaiknya.
   Tanpa penerapan training needs analysis, Anda mungkin tidak pernah mempertimbangkan suatu bidang tertentu dalam sebuah pelatihan, yang bisa mengancam keberlanjutan bisnis.
4. Memastikan Training anda fokus di bidang yang tepat
   Sebagaimana yang sebelumnya dibahas, penting untuk mengonkretkan alasan penambahan jenis training dalam agenda, karena Anda tidak dapat hanya menyimpulkan apa yang penting dan tidak penting untuk dipelajari oleh anggota tim. Menerapkan training needs analysis membuat Anda dapat melihat apa yang harus jadi fokus, sekaligus mengamati bidang training yang tidak begitu dibutuhkan oleh tim untuk sementara waktu.Jika tidak ada kesenjangan yang diketahui secara nyata di area tertentu, maka pelaksanaan training bisa menjadi sia-sia. Buang-buang waktu dan uang saja.
5. Membantu menentukan siapa yang sebaiknya mengikuti training
   Langkah penting lainnya dalam merencanakan training adalah mengikutsertakan orang yang tepat untuk sesi training yang tepat. Anda tentu juga tidak bisa menjadikan semua anggota tim atau organisasi sebagai peserta dalam training yang dilaksanakan. Anda akan buang-buang waktu dan biaya, dan para karyawan tidak akan merasa terikat dengan sesi training tersebut jika training tersebut tidak berguna bagi mereka.Sebuah training needs analysis akan memudahkan mencari orang yang tepat untuk setiap sesi training. Serta, memastikan setiap orang yang mengikuti training direncakanan secara mendalam untuk peningkatan personal masing-masing, sehingga terasa sangat bermanfaat.
6. Membantu memprioritaskan kebutuhan training
   Ketika merencanakan training, akan terasa susah memutuskan sesi training mana yang paling penting. Namun, training needs analysis dapat membantu Anda menunjukkan training mana yang tepat sesuai kebutuhan dan harus dipenuhi sesegera mungkin. Serta, training mana yang harus ditinggalkan sementara.Saat Anda memikirkan skill yang dibutuhkan setiap anggota tim, Anda mungkin ingin menaruh prioritas dengan indikator tertentu. Misal, jika Anda memiliki tim yang berhubungan langsung dengan pelanggan, maka memastikan mereka memiliki skill menjalin relasi tingkat tinggi adalah hal yang harus Anda prioritaskan.
   Jika Anda menyadari sebuah kesenjangan terjadi pada skill komunikasi tatap wajah untuk beberapa karyawan, maka wajar bila Anda memprioritaskannya dahulu karena ini kunci utama pada pekerjaan mereka. Sebaliknya, jika mereka kekurangan training, maka akan terjadi dampak negatif pada bisnis Anda.

Training-training lainnya dapat diprioritaskan kemudian, sementara training komunikasi relasi dengan pelanggan harus segera terlaksana dan setelah itu karyawan Anda mesti menunjukkan kinerja yang lebih baik dalam bidang tersebut.