Pengertian dan Jenis-jenis Absensi

Absensi atau kartu jam hadir adalah dokumen yang mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. Pekerjaan mencatat waktu pada dasarnya dapat dipisahkan menjadi dua bagian yaitu pencatatan waktu hadir (attendance time keeping) dan pencatatan waktu kerja (shop time keeping).

Pencatatan jam hadir pada hadir pada kartu jam hadir yang dilakukan oleh setiap pegawai/pekerja bisa mempengaruhi gaji bersih/take home pay yang akan diterima oleh pegawai setiap bulannya. Karena apabila pegawai/pekerja lupa atau tidak mencatatkan jam hadirnya pada kartu jam hadir akan mempengaruhi komponen-komponen yang ada pada gaji, terutama sekali pada pos tunjangan, karena tunjangan yang diberikan perusahaan kepada setiap pegawai/pekerja tergantung dari beberapa banyak pegawai/pekerja hadir pada jam kerja. Seperti tunjangan makan dan transportasi, jika pegawai/pekerja tidak mencatatkan jam hadirnya pada kartu jam hadir maka tunjangan makan dan transpotasinya yang diterima pegawai/pekerja setiap bulannya akan berkurang dan akan mempengaruhi gaji bersih yang diterima pegawai/pekerja tersebut.
Pencatatan waktu hadir dimaksudkan untuk mengumpulkan data mengenai jumlah jam hadir karyawan dalam suatu periode pembayaran dan kadang-kadang juga mengenai tarif upah untuk pekerjaan yang dilakukan. Pencatatan waktu kerja dimaksudkan untuk mencatat jam kerja sesungguhnya yang digunakan oleh karyawan dalam setiap pekerjaan (job) atau departemennya. Catatan waktu kerja ini dapat digunakan untuk mengecek catatan waktu hadir dan juga mendapatkan data produksi yang diperlukan untuk distribusi upah dan gaji dan perhitungan intensif.

Pencatatan absensi karyawan dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu:

Absensi Catatan Tangan

Absensi catatan tangan biasanya ada diperusahaan-perusahaan kecil. Setiap karyawan tiba atau pulang kantor.
Kelebihan absensi catatan tangan adalah murah dan mudah.

Kekurangan absensi catatan tangan

1. Pegawai/pekerja dapat menulis waktu hadir/pulang sesuai dengan kehendaknya.
2. Pegawai/pekerja dapat mencatatkan waktu hadir/pulang temannya yang belum datang atau pulang lebih awal.
3. Bagian penggajian akan mengalami kesulitan pada saat merekap jam hadir pekerja pada akhir bulan.

Absensi Almano (Sistem Ceklok)

Absensi ini menggunakan mesin almano/mesin absensi dengan sistem ceklok. Jadi pegawai yang ingin mengisi kartu jam hadir harus memasukkan kartu jam hadir ke mesin almano, dan secara otomatis kartu jam hadir akan mencetak jam hadir/pulang karyawan sesuai dengan jam kantor.

Kelebihan sistem ceklok

1. Mudah digunakan
2. Pegawai/pekerja tidak bisa menulis waktu hadir/pulang sekendak hati.
3. Bagian penggajian akan sedikit terbantu pada saat merekap jam hadir pekerja, karena lebih rapih dan mudah dilihat.

Kekurangan sistem ceklok

Pegawai/pekerja dapat mencatatkan waktu hadir/pulang temannya yang belum datang atau pulang lebih awal.

Absensi Sidik Jari (Finger Scan)

Biasanya sistem ini digunakan oleh perusahaan menengah ke atas. Cara kerja sistem Finger Scan ini adalah dengan cara menempelkan salah satu jari pada mesin setelah memasukkan nomer identitas pekerja.

Kelebihan absensi sidik jari

1. Absensi tidak dapat digantikan oleh orang lain.
2. Proses perekapan data absensi menjadi lebih mudah.

Kekurangan sistem absensi sidik jari

1. Harganya yang  relatif mahal.
2. Jika ada error maka data jam hadir karyawan tidak akan bisa diakses.
3. Tidak semua dapat melakukan finger scan dengan sukses sehingga kadang tidak tercatat jika pegawai/pekerja tersebut hadir kerja.

Absensi Telapak Tangan.

Biasanya sistem ini digunakan oleh perusahaan-perusahaan berskala besar. Cara kerja sistem ini mirip dengan cara kerja finger scan, yaitu dengan cara menempelkan telapak tangan/lima jari pada mesin setelah memasukkan no.Identitas karyawan/pekerja.

Kelebihan absensi telapak tangan

1. Menggunakan teknologi tinggi.
2. Bagian penggajian akan mudah merekap jam hadir para karyawan/pekerja, karena sisten ini akan secara otomatis merekap jam hadir pekerja ketika melakukan finger scan.
3. Akan meningkatkan gengsi perusahaan.

Kekurangan absensi telapak tangan

1. Harganya relatif lebih mahal.
2. Jika ada mesin error maka data jam hadir karyawan tidak akan bisa diakses.
3. Tidak semua dapat melakukan finger scan dengan sukses, sehingga kadang tidak tercatat jika karyawan/pekerja tersebut hadir kerja.